Sowohl im Mietrecht als auch im Arbeitsrecht unterliegen Kündigungsschreiben einem besonderen Formzwang: dem Schriftformerfordernis. Dies bedeutet, dass die Erklärungen schriftlich erfolgen müssen und unterschrieben sein müssen. Alternativ zur Schriftform kann die Kündigung eines Mietverhältnisses aber auch elektronisch durch eine elektronische Signatur erfolgen.
Damit die Schriftform eingehalten wird, muss das schriftliche Dokument unterschrieben sein. Eine Unterschrift setze ein aus Buchstaben einer üblichen Schrift bestehendes Gebilde voraus. Diese Unterschrift muss aber nicht lesbar sein. Der Schriftzug muss individuell sein und dem Unterschreibenden zugeordnet werden können. Der Schriftzug muss sich als Wiedergabe eines Namens darstellen und die Absicht einer vollen Unterschriftsleistung erkennen lassen. Es ist hinreichend, dass einzelne Buchstaben des geschriebenen Namens wenigstens andeutungsweise erkennbar sind.
Daher ist von der Unterschrift die sog. Paraphe zu unterscheiden. Eine Paraphe ist eine erkennbar abgekürzte Form des Namens. Sie ist eine bewusste und gewollte Abkürzung des Namens. Auch eine wellenförmige Kugelschreiberlinie stellt keine Unterschrift dar.
Für die Abgrenzung zwischen Unterschrift und Paraphe ist das äußere Erscheinungsbild maßgeblich. Auf andere Umstände wie das Beifügen einer maschinenschriftlichen Namensangabe unter dem Schriftzug und der Verwendung des Schriftzugs in gleicher oder ähnlicher Weise unter früheren Schreiben kommt es nicht an. Handelt es sich um eine Paraphe, ist es unerheblich, ob sich die Identität des Ausstellers erschließen lässt oder nicht. Daher hat es keine Relevanz, ob der Erklärungsempfänger bei der Unterzeichnung anwesend war.
Wurde die Kündigung durch eine Paraphe unterzeichnet oder gar nur durch eine wellenförmige Linie, wurde in keinem Fall die Schriftform nach § 126 Abs. 1 BGB erfüllt. Dies hat zur Folge, dass die Kündigungserklärung nichtig ist. Sie kann daher keine rechtliche Wirkung entfalten und führt daher nicht zur Beendigung des Vertragsverhältnisses. Wird ein Mangel der Schriftform durch Kündigungsschutzklage angegriffen, soll die 3-Wochen-Frist zur Klageerhebung nicht gelten. Dennoch sollte man nicht ohne Not auf die Wahrung dieser Frist verzichten. Denn die Risiken einer Zurückweisung der Kündigung wegen Fristablaufs wären nicht abzuschätzen.